Privacyverklaring

Verloning.nl bv, hierna te noemen "Verloning.nl", is een Nederlands bedrijf dat diensten verleent. Ons bedrijf is actief in de Europese Economische Ruimte (EER) en wij bewaren onze gegevens op servers in de EER, tenzij hieronder anders aangegeven. In deze privacyverklaring leggen wij uit wanneer en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, beveiligen en (mogelijk) delen. Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer u gebruikmaakt van onze dienstverlening, applicaties, websites, software, functies of andere diensten die wij aanbieden. Wij noemen dit hierna gezamenlijk “de Dienst(en)”.

Verloning.nl kan bepalingen van deze privacyverklaring wijzigen. Als wij dat doen, dan laten wij u dit weten. Toch raden wij u aan om periodiek zelf te controleren of de privacyverklaring is gewijzigd.

Verloning.nl bv is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven. Onze contactgegevens en die van onze functionaris voor gegevensbescherming (indien aangesteld) staan in artikel 10 van deze privacyverklaring.

Er zijn een aantal manieren waarop persoonsgegevens kunnen worden verzameld als u gebruik maakt van onze Dienst(en). In deze paragraaf leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u (kunnen) verzamelen. Persoonsgegevens die voor hetzelfde doel worden verzameld, hebben wij samen in één categorie gezet. Voor iedere categorie geven wij aan hoe lang de betreffende persoonsgegevens worden bewaard.

1. Categorie 1: Verwerkingen op grond van een wettelijke grondslag (loonadministratie), waaronder de Wet op de loonbelasting en de socialezekerheidswetgeving (artikel 6 lid 1 onder c AVG). Het burgerservicenummer (BSN) wordt uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is ter uitvoering van deze wetgeving, in overeenstemming met artikel 46 van de Uitvoeringswet AVG. Hiervoor geldt een bewaartermijn tot 7 jaar na het beëindigen van de dienstverlening.

   1. naam

   2. adres

   3. BSN-nummer

   4. geboortedatum

   5. raamovereenkomst

   6. modelovereenkomst

   7. verloonde bedragen inhoudingen en gedane afdrachten

   8. verplichte verwerkingen in geval van (loon)beslag

2. Categorie 2: Verwerkingen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst (het leveren van de Dienst), op grond van artikel 6 lid 1 onder b AVG. De bewaartermijn is tot 7 jaar na het beëindigen van de dienstverlening. Als u van onze Dienst(en) gebruikmaakt, kunt u niet weigeren om deze gegevens te verstrekken en kunt u geen bezwaar maken tegen de verwerking. Deze gegevens zijn immers noodzakelijk om de Dienst(en) te kunnen verlenen en om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.

   1. bedrijfsnaam

   2. naam

   3. adres

   4. telefoonnummer

   5. e-mailadres

   6. IBAN rekeningnummer

   7. raamovereenkomst

   8. modelovereenkomst

   9. correspondentie over gemaakte afspraken

3. Categorie 3: Verwerkingen voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van Verloning.nl, op grond van artikel 6 lid 1 onder f AVG. Het belang is het veilig houden van de Dienst. De bewaartermijn is tot 2 jaar na het beëindigen van de dienstverlening. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de Dienst(en) te kunnen leveren en om misbruik van de Dienst(en) en/of beveiligingsincidenten te voorkomen; zonder deze gegevens kunt u de Dienst(en) niet gebruiken. U heeft het recht om op grond van artikel 21 lid 1 AVG bezwaar te maken tegen deze verwerking vanwege uw specifieke situatie; wij zullen dit bezwaar beoordelen en de verwerking staken tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

   1. IP-adres

   2. device-ID

   3. user-ID

   4. informatie over besturingssysteem en browser

   5. tijd, datum en plaats van login

   6. loggegevens (activiteiten in account)

4. Categorie 4: Verwerking met uw toestemming, op grond van artikel 6 lid 1 onder a AVG. We bewaren deze gegevens tot 2 jaar na het beëindigen van de dienstverlening . Indien u niet bereid bent om deze persoonsgegevens te verstrekken of niet wilt dat wij deze gegevens voor deze doelen verwerken, dan heeft dit geen negatieve gevolgen voor uw gebruik van onze Dienst(en); u kunt de Diensten dan gewoon blijven gebruiken. De persoonsgegevens die wij alleen verwerken op grond van uw toestemming, verwerken wij pas nadat u expliciete toestemming heeft gegeven of zelf actief de persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken; dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.

   1. Toestemmingsdoel: Om u (op uw verzoek) te informeren over de aan u verleende Dienst of andere diensten van Verloning.nl

      1. naam

      2. e-mailadres

      3. telefoonnummer

      4. andere gegevens die u zelf aan ons meedeelt

   2. Toestemmingsdoel:

      1. Om te antwoorden op uw vragen, verzoeken

      2. tips of opmerkingen

      3. naam

      4. e-mailadres

      5. telefoonnummer

      6. andere gegevens die u zelf aan ons meedeelt

   3. Toestemmingsdoel: Kwaliteitsonderzoek

      1. naam

      2. e-mailadres

      3. telefoonnummer

      4. uw antwoorden op vragen over uw ervaring met onze dienstverlening

5. Categorie 5: Gezondheidsgegevens in de verzekeringstak (bijzondere categorie persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG). Grondslag: uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 onder a AVG) en/of, voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering in het kader van de verzekeringsovereenkomst, artikel 9 lid 2 onder f AVG. Bewaartermijn: 7 jaar conform de Wft/Wwft, of zolang de verzekering loopt plus de wettelijke verjaringstermijn indien dat langer is. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt in het kader van de bemiddeling en het beheer van arbeidsongeschiktheidsverzekeringen (AOV), ongevallenverzekeringen en ziekteverzuimverzekeringen, en zijn functioneel gescheiden van het hoofdplatform.

   1. aanvraag- en acceptatiegegevens (aard werkzaamheden, medische verklaring voor zover vereist door de verzekeraar);

   2. claimgegevens (aard en duur van arbeidsongeschiktheid of letsel);

   3. communicatie met medisch adviseur, verzekeraar en herverzekeraar.

6. Categorie 6: Gegevens in het kader van de Schenkkring. De inleg- en uitkeringsgegevens (Spaarpot) worden verwerkt op grond van de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Voor zover ziek- en herstelmeldingen en beoordelingsrapporten van de Arbodienst gezondheidsgegevens bevatten, betreft dit bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG; deze worden alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor het vaststellen van rechten en verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht en sociale zekerheid (artikel 9 lid 2 onder b AVG, in samenhang met artikel 6 lid 1 onder c of f AVG). Bewaartermijn: duur van het lidmaatschap plus 7 jaar.

   1. ziek- en herstelmeldingen via het Portaal;

   2. beoordelingsrapporten van de Arbodienst;

   3. inleg- en uitkeringsgegevens (Spaarpot).

Wij verzamelen geen persoonlijke informatie over onze bezoekers en gebruikers om te verkopen of verhandelen aan anderen. In sommige gevallen is het echter wel nodig om persoonsgegevens te delen, of kan dat nuttig zijn voor u. Wij kunnen persoonsgegevens delen in de volgende gevallen.

1. Geval 1: Delen met verwerkers. Verloning.nl kan andere bedrijven inschakelen om te helpen bij het verlenen van de Dienst. Het is mogelijk dat een bedrijf dat diensten aan ons verleent in dat kader persoonsgegevens verwerkt. Deze bedrijven worden in deze privacyverklaring verder “Verwerkers” genoemd. Met deze Verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform artikel 28 AVG. Wij kunnen Verwerkers inschakelen voor:

   1. hosting;

   2. het leveren van relatiebeheersoftware;

   3. opslag van (persoons)gegevens;

   4. databasebeheer en -onderhoud;

   5. verbetering van onze dienstverlening, bijvoorbeeld met hulp van een onderzoeksbureau en/of met analytische software (waaronder: Google Analytics met privacy-vriendelijke instellingen, waardoor geen persoonsgegevens met Google worden gedeeld);

   6. beheer van evaluatieformulieren;

   7. beheer en opslag van video’s;

   8. In sommige gevallen kan de Verwerker uw persoonsgegevens namens ons verzamelen.

   9. Wij informeren Verwerkers dat zij persoonsgegevens die zij van ons verkrijgen alleen mogen gebruiken om het verlenen van de Dienst mogelijk te maken. Als u zelf aanvullende informatie aan deze verwerkers verstrekt, dan is Verloning.nl hiervoor niet verantwoordelijk. Het is verstandig om uzelf goed te informeren over de Verwerker en zijn bedrijf, voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.

2. Geval 2: Delen binnen ons concern. Verloning.nl kan persoonsgegevens delen met andere rechtspersonen binnen haar eigen concern (zoals bijvoorbeeld Loonloon bv, Boekk bv en Stichting Verloning) als dat nodig of nuttig is om u beter van dienst te kunnen zijn.

3. Geval 3: Delen met uw toestemming. Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met anderen als u ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld werken met andere partijen om specifieke diensten of aanbiedingen rechtstreeks aan u aan te bieden. Als u zich inschrijft voor deze diensten van derde partijen of marketingaanbiedingen, dan kunnen wij de gegevens die nodig zijn om de dienst te verlenen of contact met u op te nemen aan hen verstrekken.

4. Geval 4: Onze wettelijke verantwoordelijkheid. Wij mogen ook persoonsgegevens met derden delen indien dit:

   1. redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;

   2. nodig is om te voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten;

   3. nodig is om op eventuele aanspraken te reageren;

   4. nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen;

   5. nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de Dienst(en).

   6. Wij zullen u op de hoogte stellen van verzoeken die wij ontvangen van een overheidsinstantie met betrekking tot uw persoonsgegevens, tenzij wij dit niet mogen op grond van de wet.

5. Geval 5: Fusie of overname. Bij een (gedeeltelijke) overname van, of fusie met de onderneming van Verloning.nl en/of het verkrijgen van financiering (hierna gezamenlijk de ‘Transactie’), kan het voor Verloning.nl noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te delen met de bij de Transactie betrokken partijen. Voor zover dit noodzakelijk is voor de beoordeling of uitvoering van de Transactie, is Verloning.nl hiertoe gerechtigd op grond van haar gerechtvaardigd belang.

Verloning.nl streeft ernaar alle persoonsgegevens te verwerken op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In een beperkt aantal gevallen vindt doorgifte buiten de EER plaats, met name voor onderdelen van e-mail- en samenwerkingsdiensten. Verloning.nl maakt voor ondersteuning van klantenservice, administratie en compliance-analyse gebruik van Claude (Anthropic Inc., VS). Deze verwerking geschiedt onder Standaardcontractbepalingen (SCC's) en end-to-end versleuteling. Leden kunnen details opvragen via privacy@verloning.nl. In die gevallen maken wij uitsluitend gebruik van: (a) adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework); of (b) Standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914) met aanvullende technische en organisatorische waarborgen, zoals versleuteling en contractuele beperkingen op datagebruik.

U kunt een overzicht van de landen en de gebruikte doorgiftemechanismen opvragen via contact@verloning.nl.

Verloning.nl zorgt ervoor dat zij passende technische en organisatorische maatregelen neemt om uw persoonsgegevens te beveiligen. Bij het beschermen van uw persoonsgegevens volgen wij de algemeen geaccepteerde standaarden. Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen genomen:

1. We hebben fysieke en elektronische maatregelen ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen

2. We gebruiken waar nodig SSL technologie om transmissie van gevoelige informatie of persoonsgegevens te versleutelen, zoals account-wachtwoorden en andere identificeerbare informatie over betalingen.

3. Waar redelijkerwijs mogelijk worden back-ups van persoonsgegevens gemaakt.

4. Gevoelige informatie wordt versleuteld opgeslagen als dat mogelijk is.

5. Kwetsbaarheden in de software worden zo snel mogelijk aangepakt.

U moet er rekening mee houden dat onze Verwerkers verantwoordelijk zijn voor het verwerken, beheren of opslaan van (een deel van) de persoonsgegevens die we ontvangen. Verwerkers mogen deze gegevens niet gebruiken om reclame te maken. In de verwerkersovereenkomst die wij met onze Verwerkers hebben gesloten, hebben wij hen verplicht om uw persoonsgegevens te beveiligen. Wij willen u er wel op wijzen dat absolute veiligheid bij het verzenden van persoonsgegevens via het internet of het opslaan van persoonsgegevens niet gegarandeerd kan worden.

Verloning.nl maakt bij de uitvoering van haar dienstverlening gebruik van systemen met kunstmatige intelligentie (hierna: ‘AI’). In dit artikel leggen wij uit hoe AI wordt ingezet bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

Doeleinden en toepassingen. AI-systemen worden door Verloning.nl ingezet als ondersteunend hulpmiddel bij de volgende verwerkingsactiviteiten:

1. identiteitsverificatie en cliëntenonderzoek (KYC): geautomatiseerde lees- en consistentiechecks van identiteitsdocumenten en BSN-validatie;

2. verwerking en analyse van gegevens als hulpmiddel voor medewerkers van Verloning.nl, ter ondersteuning van beslissingen in het kader van de dienstverlening;

3. beveiliging en bouw van technische infrastructuur van het platform

Menselijke validatie. AI-systemen nemen nooit zelfstandig beslissingen die leiden tot weigering van een klant, verscherping van toezicht of andere beslissingen met rechtsgevolg voor betrokkenen. Elk door een AI-systeem ondersteund oordeel wordt altijd door een bevoegde medewerker van Verloning.nl beoordeeld en bekrachtigd voordat het rechtsgevolg heeft. Betrokkenen hebben het recht om op verzoek een menselijke herbeoordeling te ontvangen van een beslissing waarbij AI een rol heeft gespeeld.

Verwerking in Europa en geen training. Persoonsgegevens die via AI-systemen worden verwerkt, worden uitsluitend verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER), op servers die aan de vereisten van de AVG voldoen. Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor het trainen, verfijnen of anderszins verbeteren van AI-modellen van derden. Met aanbieders van AI-systemen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af die dit uitdrukkelijk uitsluiten.

Grondslag en rechten. De verwerking van persoonsgegevens via AI-systemen vindt plaats op dezelfde grondslagen als de verwerkingen die in artikel 2 van deze privacyverklaring worden beschreven. Voor zover sprake is van geautomatiseerde besluitvorming als bedoeld in artikel 22 AVG met een aanmerkelijk effect voor betrokkenen, is menselijke tussenkomst gewaarborgd zoals beschreven in lid 3 van dit artikel. U kunt uw rechten uitoefenen via de contactgegevens in artikel 10.

Onze Diensten en/of de website kunnen links bevatten naar andere websites. Daarnaast kan onze website ook zijn voorzien van advertenties van derden. Websites van derden kunnen informatie over u bijhouden. We hebben geen controle over deze sites of hun activiteiten. Als u persoonsgegevens verstrekt op deze pagina’s van derden, dan is Verloning.nl hierbij niet betrokken. In dat geval is het privacybeleid van die derde partij van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van het privacybeleid van die partijen, noch voor de manier waarop zij omgaan met persoonsgegevens. Links van onze website naar derden of naar andere sites worden alleen voor uw gemak ter beschikking gesteld. Wij raden u aan om de privacy- en beveiligingspraktijken en het beleid van derde partijen te bestuderen, voordat u persoonsgegevens aan hen verstrekt.

Wij zullen u op de hoogte stellen en indien nodig om uw toestemming vragen, voordat wij uw persoonsgegevens delen met anderen op een manier die niet is geregeld in deze privacyverklaring. Een voorbeeld hiervan is het delen van persoonsgegevens voor (direct) marketingdoeleinden.

Als u klant bent van ons, dan kunnen wij u marketing- en promotiemateriaal over onze producten en diensten sturen. Als u niet (meer) wilt dat uw informatie wordt gebruikt voor direct marketing, kan u contact met ons opnemen op het e-mailadres dat onder 'Contact' wordt vermeld. U kunt zichzelf ook afmelden door de afmeldinginstructies te volgen die bij elke promotie-e-mail zijn opgenomen. Als u zich afmeldt, dan heeft dit geen gevolg voor onze mogelijkheden om u e-mails te sturen over de Dienst en uw account. Daarnaast heeft het geen gevolg voor onze mogelijkheid om uw persoonsgegevens te gebruiken zoals wij hebben beschreven in deze privacyverklaring. Wij zullen zo spoedig mogelijk na ontvangst van het afmeldingsverzoek aan uw verzoek voldoen.

De persoonsgegevens die via onze website en in het kader van onze dienstverlening worden verzameld, kunt u controleren en (laten) bijwerken, corrigeren of verwijderen. Om van deze mogelijkheid gebruik te maken dient u contact met ons op te nemen. Onze contactgegevens staan in artikel 10 van deze privacyverklaring. Voor zover wij in het kader van onze Dienst(en) mogelijkheden aanbieden om uw gegevens rechtstreeks zelf te bewerken of om contact met ons op te nemen, kunt u daar uiteraard ook gebruik van maken. Houd er rekening mee dat het verwijderen van persoonsgegevens, het beperken van de verwerking of het intrekken van toestemming er in sommige gevallen toe kan leiden dat u de Dienst(en) niet meer kunt gebruiken.

Om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens, moet u voldoende bewijs van uw identiteit verstrekken op de manier zoals wij dat van u vragen. Indien wij niet zeker weten of u daadwerkelijk de persoon bent op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, dan mogen wij u de toegang tot de persoonsgegevens weigeren.

Wij kunnen het recht hebben om uw persoonsgegevens te bewaren. Bijvoorbeeld: als dit noodzakelijk of aanbevolen is om de Dienst aan anderen te kunnen verstrekken, geschillen op te lossen, de toepasselijke gebruiksvoorwaarden te handhaven, voor technische en/of juridische vereisten en/of indien de Dienst of de wet dat vergt.

U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of te stoppen. Wij voldoen dan indien mogelijk aan uw verzoek. Houd er echter rekening mee dat dit mogelijk een belemmering kan vormen in het gebruik van de Dienst(en), of dat u de Dienst(en) misschien helemaal niet meer kunt Gebruiken. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar artikel 3 van deze privacyverklaring.

U kunt ons vragen om de persoonlijke informatie die wij over u verwerken over te dragen aan een ander. U moet dan wel specificeren welke informatie u overgedragen wenst te zien. Wij voldoen aan een dergelijk verzoek, als het gaat om elektronische informatie die door u aan ons is verstrekt, tenzij deze informatie ook persoonsgegevens bevat over andere (natuurlijke) personen.

U kunt ons vragen om de persoonlijke informatie die wij over u verwerken over te dragen aan een ander.U moet dan wel specificeren welke informatie u overgedragen wenst te zien. Wij voldoen aan een dergelijk verzoek als het gaat om elektronische informatie die door u aan ons is verstrekt en de verwerking berust op toestemming of op een overeenkomst, tenzij deze informatie ook persoonsgegevens van andere personen bevat.

Wij reageren binnen één maand op al uw verzoeken zoals die hier staan omschreven. Bij complexe of omvangrijke verzoeken kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Indien wij de termijn verlengen, zullen wij u binnen één maand na ontvangst van het verzoek hiervan op de hoogte stellen en de reden van verlenging toelichten.

Als u een klacht heeft over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die hieronder in artikel 10 staan. Als wij uw klacht niet naar tevredenheid kunnen oplossen, heeft u het recht om bij de bevoegde privacy autoriteit een klacht in te dienen. Voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens, die u kunt bereiken via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Als u vragen, problemen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen via e-mail op contact@verloning.nl of door te bellen naar 010-2610266. Onze privacy manager is Edward Belgraver. Voor zover Verloning.nl een functionaris voor gegevensbescherming heeft aangesteld, kunt u deze eveneens via bovenstaande contactgegevens bereiken.